Entlastung im Berufsalltag dank Automatisierung und AI

Der berufliche Alltag wird heutzutage immer stressiger und arbeitsreicher. Neue Regularien wie das nationale Datenschutzgesetz (nDSG) und die CO₂-Bilanzierung bringen zusätzliche Anforderungen mit, die Unternehmen dazu zwingen, ihre Prozesse anzupassen und sich auf eine nachhaltige Geschäftspraxis auszurichten.

Im Angesicht dieser Entwicklungen sehen sich interne Mitarbeitende häufig mit neuen Aufgaben konfrontiert, die über die bisherigen Verantwortlichkeiten hinausgehen. Diese neuen Aufgaben erfordern oft repetitive Tätigkeiten, um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden. Mitarbeitende müssen Daten sammeln, analysieren und Berichte erstellen, um die Compliance mit den neuen Regularien sicherzustellen. Gleichzeitig müssen sie möglicherweise Massnahmen zur Reduzierung des CO₂-Fussabdrucks des Unternehmens ergreifen und überwachen. Diese zusätzlichen Anforderungen können zu einem höheren Arbeitsaufwand und einer verstärkten Belastung führen, was wiederum den Stresspegel im beruflichen Umfeld erhöht.

Häufig fragt man sich am Ende eines Arbeitstages, was man eigentlich erreicht hat. Viele Aufgaben wurden bearbeitet, dennoch scheint es, als käme man bei den wirklich wichtigen Aufgaben nicht voran.
Der Unterschied liegt in der Art der Tätigkeiten. Unser beruflicher Alltag wird oft von repetitiven Aufgaben dominiert, die lediglich nach Vorschrift erledigt werden müssen. Dadurch sind wir den gesamten Tag über beschäftigt. Doch um tatsächlich produktiv zu sein, ist es entscheidend, die Zeit effektiv zu nutzen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht in der Automatisierung von Aufgaben durch moderne Technologien oder künstliche Intelligenz.
Das Deutsche Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (kurz: IAB) untersucht die Aufgaben von verschiedenen Berufen. Über das Portal Job-Futuromat (iab.de) kann je Beruf die Automatisierungsrate der einzelnen Tätigkeiten eingesehen und auf die persönliche Arbeitsbelastung angepasst werden. So lassen sich laut Portal einige der Aufgaben im beruflichen Alltag folgender Stellen automatisieren:

Im Büroalltag gibt es eine Vielzahl wiederkehrender Aufgaben, die zwar notwendig sind, aber oft als zeitraubend und monoton empfunden werden.

Hier sind einige der häufigsten repetitiven Aufgaben:

• E-Mail-Verwaltung: Das Beantworten von E-Mails, das Sortieren von Nachrichten, das Löschen von Spam und das Archivieren von wichtigen Korrespondenzen
• Dokumentenverarbeitung: Das Erstellen, Formatieren und Aktualisieren von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
• Datenverarbeitung: Die Eingabe, Überprüfung und Aktualisierung von Daten in Tabellenkalkulationen, Datenbanken oder anderen Softwareanwendungen
• Terminplanung: Das Planen von Besprechungen, Terminen und Veranstaltungen, sowie das Koordinieren von Teilnehmern und Ressourcen
• Rechnungsstellung und Buchhaltung: Die Erstellung von Rechnungen, das Verfolgen von Zahlungen, die Abstimmung von Konten und die Erstellung von Finanzberichten
• Kundenbetreuung: Die Beantwortung von Kundenanfragen, die Bearbeitung von Reklamationen
• Routinekorrespondenz: Das Verfassen von standardisierten Briefen, Mails oder anderen geschäftlichen Korrespondenzen
• Besprechungsprotokollierung: Das Verfassen, mitschreiben und nachhalten von Diskussionen in Besprechungen sowie den daraus resultierenden Aufgaben für die Teilnehmenden

Diese repetitiven Aufgaben können den Arbeitsalltag zwar füllen, aber damit sich Mitarbeitende auf die wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren können, gilt es durch Automatisierung, effizientes Selbstmanagement sowie die Nutzung von neuen Technologien die Freiräume hierfür zu schaffen. Mit anderen Worten: jemand kann beschäftigt sein, indem er viele Dinge tut, aber nicht unbedingt produktiv ist, wenn er nicht die richtigen Dinge tut oder sie ineffizient erledigt. Andererseits kann jemand produktiv sein, indem er seine Zeit und Energie effektiv einsetzt, um wichtige Aufgaben zu erledigen, auch wenn er nicht unbedingt die ganze Zeit beschäftigt ist. Das Ziel ist es daher, seine persönlichen Arbeiten einmal kritisch zu hinterfragen und herauszufinden, welche Tätigkeiten automatisierbar sind und bei welchen Tätigkeiten eine AI im Alltag helfen kann.

Diese Reflexion kostet Energie und Motivation, da altbekannte und antrainierte Denkmuster durchbrochen werden müssen, aber es kann sich lohnen, dies auszuprobieren. Insbesondere, wenn der berufliche Alltag durch ein paar Automatisierungen oder AI-Unterstützung erleichtert werden kann. Microsoft möchte mit dem Copilot for M365 einen persönlichen Assistenten für jeden von uns zur Verfügung stellen. Durch die direkte Integration in das Microsoft 365 Ökosystem erlangt er Zugriff auf alle Dateien, auf die ein Mitarbeitender bereits zugreifen kann. Unter Einhaltung des nDSGs sowie der Sicherheitseinstellungen des Unternehmens kann der Copilot for M365 jedem Mitarbeitenden in seinem beruflichen Alltag unterstützen, indem ein Teil der monotonen und repetitiven Aufgaben automatisiert bearbeitet wird.

In unserem nächsten Beitrag teilen wir unsere Erfahrungen nach 100 Tagen mit Copilot for M365. Wir geben ein ehrliches und fundiertes Feedback über Funktionen sowie die Arbeitsergebnisse. Daher abonniere den Blog, damit du keine der kommenden Beiträge verpasst.

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