Migration vom File Server zu SharePoint Online: Methoden und Tools

Ein umfassender Leitfaden für die Umstellung auf moderne Cloud-Lösungen
Modernisierung durch SharePoint Online.

Modernisierung durch SharePoint Online

In der heutigen digitalen Welt streben viele Unternehmen danach, ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren und zu optimieren. Ein zentraler Aspekt dabei ist die Ablösung traditioneller File Server durch cloudbasierte Lösungen wie SharePoint Online. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie beispielsweise eine verbesserte Zusammenarbeit, höhere Flexibilität und Kosteneinsparungen. In diesem Blogbeitrag werden die verschiedenen Methoden und Tools erläutert, mit denen man einen File Server durch SharePoint Online ablösen kann, sowie die notwendigen Vorkehrungen, die getroffen werden müssen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Massnahmen für einen reibungslosen Übergang

Datenanalyse und -bereinigung

Vor der Migration sollten die vorhandenen Daten auf dem File Server analysiert und bereinigt werden. Überflüssige oder veraltete Dateien sollten gelöscht oder archiviert werden, um den Migrationsaufwand zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Beispielsweise können Metadaten und eine einheitliche Taxonomie dabei helfen. Die Metadaten ermöglichen es, Dokumente präzise zu kategorisieren, was die Suchfunktion von SharePoint Online optimiert. Dies führt zu schnelleren Suchergebnissen und reduziert die Zeit, die Mitarbeiter mit dem Auffinden von Informationen verbringen. Darüber hinaus können Workflows und Automatisierungen auf Basis von Metadaten erstellt werden, um Prozesse zu beschleunigen und Fehler zu minimieren.

Strukturen und Terminologiespeicher in SharePoint

Um eine effiziente Nutzung von SharePoint Online zu gewährleisten, sollten vor der Migration bestimmte Strukturen vordefiniert werden. Dazu gehören unter anderem der Aufbau einer logischen Website- und Bibliotheksstruktur, die Erstellung von Inhaltstypen und das Einrichten von Websitespalten. Der Terminologiespeicher spielt ebenfalls eine zentrale Rolle, da er dabei hilft, eine einheitliche Taxonomie und Metadatenverwaltung zu gewährleisten.

Inhaltstypen und Websitespalten

Inhaltstypen sind vordefinierte Vorlagen, die bestimmte Metadaten und Einstellungen für Dokumente und Listen beinhalten. Sie ermöglichen eine standardisierte Dokumentenverwaltung und erleichtern das Auffinden und Organisieren von Inhalten.

Abb. 1 Übersicht Website Inhaltstypen

Den Inhaltstypen können diverse Websitespalten zugewiesen werden.

Abb. 2 Beispiel Inhaltstyp "Dokumentieren"

Websitespalten sind benutzerdefinierte Felder, die innerhalb einer Website oder Bibliothek verwendet werden, um zusätzliche Informationen zu den Dokumenten zu speichern. Sie können mehrfach verwendet werden und tragen zur Konsistenz und Einheitlichkeit der Daten bei.

Terminologiespeicher

Der Terminologiespeicher ist ein zentraler Speicherort für die Definition und Verwaltung von Begriffen und Taxonomien innerhalb von SharePoint. Er hilft dabei, einheitliche Begriffe und Metadaten über verschiedene Websites und Bibliotheken hinweg zu verwenden, was die Suche und Klassifizierung von Dokumenten erheblich verbessert. Durch die Nutzung des Terminologiespeichers können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter dieselben Begriffe und Klassifizierungen verwenden, was die Zusammenarbeit und Effizienz steigert.

Abb. 3 Beispiel Terminologiespeicher

Planung und Qualitätssicherung  

Eine gründliche Planung ist unerlässlich für eine erfolgreiche Migration. Es sollte ein detaillierter Migrationsplan erstellt werden, der alle Schritte und Verantwortlichkeiten definiert. Zusätzlich sollten Testmigrationen durchgeführt werden, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Eine anschliessende Deltamigration soll sicherstellen, dass nach der ersten vollständigen Datenmigration nur noch neu hinzugefügte oder geänderte Daten übertragen werden. Dies minimiert Ausfallzeiten und stellt sicher, dass alle Daten aktuell sind.

Hürden und Herausforderungen

Die Herausforderungen bei der Migration können vielfältig sein und reichen von technischen Herausforderungen bis hin zu organisatorischen Hürden. Häufige Stolpersteine sind etwa die unzureichende Vorbereitung der Daten, unklare Verantwortlichkeiten und Kommunikationsschwierigkeiten innerhalb des Teams. Es kann auch zu unerwarteten Kompatibilitätsproblemen kommen, wenn die bestehende IT-Infrastruktur nicht vollständig analysiert wurde. Ein weiterer kritischer Punkt ist die Sicherstellung, dass alle notwendigen Berechtigungen und Benutzerzugriffe richtig konfiguriert sind, um Datenverluste oder Sicherheitslücken zu vermeiden.

Um diese Herausforderungen zu meistern, ist eine gründliche Vorabanalyse nötig. Hierbei sollten alle zu migrierenden Daten gründlich geprüft und kategorisiert werden. Es lohnt sich, eine detaillierte Bestandsaufnahme der bestehenden IT-Landschaft sowie der Datenstrukturen durchzuführen. Zudem sollten alle Beteiligten frühzeitig in den Prozess eingebunden und klare Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden. Eine enge Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten und IT-Sicherheitsexperten kann helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu mitigieren. Durch sorgfältige Planung und umfassende Tests vor der eigentlichen Migration lassen sich viele Probleme schon im Vorfeld vermeiden.

Begleitung der Endanwender

Die Mitarbeiter sollten rechtzeitig über die geplante Migration informiert und geschult werden. Dies umfasst Schulungen zu den neuen Funktionen und Arbeitsweisen in SharePoint Online sowie regelmässige Updates zum Fortschritt der Migration. Eine klare Kommunikation minimiert Verunsicherungen und Widerstände innerhalb der Organisation. 

In diesem Prozess stellt das Adoption und Change Management (ACM) sicher, dass die Einführung von SharePoint Online erfolgreich verläuft und von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Es umfasst Massnahmen zur Förderung der Nutzung, wie Workshops, kontinuierliche Unterstützung und das Einholen von Feedback. Durch gezielte Massnahmen wird die Akzeptanz gesteigert und die Investition in die neue Technologie besser genutzt.

Abb. 4 Adoption Prozess

Datensicherheit und Compliance

Während der Migration ist es wichtig, die Datensicherheit und Compliance-Vorgaben zu beachten. Sensible Daten sollten verschlüsselt übertragen werden, und es sollten regelmässige Backups erstellt werden, um Datenverluste zu vermeiden. Zudem müssen alle relevanten gesetzlichen und branchenspezifischen Vorgaben eingehalten werden.   Dies können unter anderem unternehmensinterne Richtlinien und Vorgaben zu Datenschutz und IT-Sicherheit, spezifische ISO-Zertifizierungen oder auch das revDSG sein.

Methoden zur Ablösung eines File Servers

Direktmigration

Die Direktmigration ist eine der einfachsten und schnellsten Methoden, um Dateien von einem File Server zu SharePoint Online zu übertragen. Diese Methode eignet sich besonders für kleinere Unternehmen oder Abteilungen mit einer überschaubaren Menge an Daten.

• Vorteile: Schnelle Umsetzung, einfache Handhabung
• Nachteile: Begrenzte Skalierbarkeit, potenzielle Leistungseinbussen bei grossen Datenmengen

Stufenweise Migration

Die stufenweise Migration erfolgt in mehreren Phasen und eignet sich für grössere Unternehmen mit komplexen Datenstrukturen. Hierbei werden die Daten in kleineren, handhabbaren Schritten übertragen, was eine bessere Kontrolle und Fehlerbehebung ermöglicht.

• Vorteile: Bessere Kontrolle, geringeres Risiko
• Nachteile: Längere Migrationsdauer, erhöhter Ressourcenaufwand

Tools zur Unterstützung der Migration

SharePoint Migration Tool (SPMT)

Das SharePoint Migration Tool (SPMT) ist ein kostenloses Tool von Microsoft, das speziell für die Migration von Dateien von lokalen File Servern zu SharePoint Online entwickelt wurde. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und unterstützt sowohl die Direktmigration als auch die stufenweise Migration.

• Vorteile: Kostenlos, benutzerfreundlich, von Microsoft unterstützt
• Nachteile: Begrenzte Funktionalität für komplexe Migrationen

Third-Party-Migrationstools

Es gibt zahlreiche Drittanbieter-Tools auf dem Markt, die erweiterte Funktionen und Flexibilität bieten. Zu den bekanntesten gehören AvePoint, Metalogix, ShareGate und BitTitan. Diese Tools bieten erweiterte Migrationsoptionen, detaillierte Berichte und Unterstützung bei der Fehlerbehebung.

• Vorteile: Erweiterte Funktionen, detaillierte Berichte, bessere Unterstützung
• Nachteile: Kostenpflichtig, möglicherweise komplexere Handhabung

Schlusswort

Die Ablösung eines File Servers durch SharePoint Online bietet zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Durchführung. Durch die Wahl der passenden Migrationsmethode und -tools, sowie der Berücksichtigung der nötigen Vorkehrungen kann der Übergang reibungslos und erfolgreich gestaltet werden. Unternehmen, die diesen Schritt wagen, profitieren von einer modernen, flexiblen und kollaborativen Arbeitsumgebung, die den Anforderungen der digitalen Zukunft gerecht wird.

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