Wie Sie aus Datenflut in Sekunden strukturiertes Wissen machen
Die Arbeitswelt verändert sich rasant, und mit ihr die Anforderungen an eine effiziente Informationsverarbeitung. Microsoft 365 Copilot Notebooks sind eine Antwort auf diese Herausforderung. Sie bieten eine neue Möglichkeit, verstreute Informationen zu bündeln und mithilfe künstlicher Intelligenz gezielt nutzbar zu machen. Statt Dokumente, E-Mails und Notizen mühsam zusammenzusuchen, entsteht eine zentrale Plattform, die aus Daten strukturiertes Wissen generiert.
Was macht Copilot Notebooks so besonders?
Ein Copilot Notebook ist keine klassische Notizsammlung wie OneNote. Es handelt sich vielmehr um eine intelligente Projektmappe, die alle relevanten Inhalte an einem Ort vereint, von Word-Dokumenten über Excel-Tabellen bis hin zu Präsentationen und PDFs. Der entscheidende Unterschied: Die Dokumente werden nicht kopiert, sondern verlinkt. Änderungen an den Originaldateien werden automatisch im Notebook berücksichtigt. So bleibt der Inhalt stets aktuell, ohne dass man manuell nachpflegen muss.
Copilot Notebooks lassen sich zudem mit Kollegen teilen. Teams können so gemeinsam auf dieselbe Wissensbasis zugreifen, Referenzen ergänzen und Auswertungen nutzen. Das Notebook wird damit zum zentralen Arbeitsraum für Projekte, in dem Informationen nicht nur gesammelt, sondern kollaborativ weiterentwickelt werden.
Die integrierte AI analysiert diese Quellen und liefert Antworten, Zusammenfassungen und sogar neue Entwürfe, die direkt auf die eigenen Inhalte zugeschnitten sind. Anwender können Fragen stellen wie: «Welche offenen Punkte ergeben sich aus den Projektunterlagen?» und erhalten in Sekunden eine präzise, kontextbezogene Antwort.
Die Funktionalität geht dabei weit über das reine Abrufen von Informationen hinaus. Copilot Notebooks können Berichte, Präsentationen oder Projektübersichten automatisch vorbereiten. Wer unterwegs ist, profitiert von der Audio-Zusammenfassung: Auf Knopfdruck verwandelt Copilot die Inhalte des Notebooks in einen kurzen Podcast, der die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfasst. Dank der Integration in OneNote bleibt die Arbeitsumgebung vertraut, die AI-Funktionen sind nahtlos eingebettet, ersetzen OneNote aber nicht.
Warum lohnt sich der Einsatz?
Der grösste Vorteil liegt in der Zeitersparnis. Statt stundenlang Dokumente zu durchsuchen, liefern Copilot Notebooks in Sekunden die relevanten Informationen. Führungskräfte erhalten massgeschneiderte Insights auf Basis der eigenen Daten und können so schneller fundierte Entscheidungen treffen.
Teams profitieren von einer gemeinsamen Wissensbasis, die Doppelarbeit reduziert und den Wissenstransfer erleichtert. Gleichzeitig bleiben alle Daten innerhalb der Microsoft-365-Umgebung, was hohe Sicherheits- und Compliance-Standards gewährleistet.
Wo liegen die Grenzen?
Copilot Notebooks entwickeln sich kontinuierlich weiter, dennoch gibt es einige Punkte zu beachten. Neben Office-Dateien, PDFs und OneNote-Seiten können mittlerweile auch öffentliche Weblinks als Referenzen hinzugefügt werden (seit Anfang 2026 verfügbar).
Voraussetzung für den Einsatz ist eine entsprechende Microsoft-365-Copilot-Lizenz.
Beim sogenannten «Grounding» («Grounding» bezeichnet das Bereitstellen eigener Referenzen, auf deren Basis die AI antwortet) können zwar beliebig viele Referenzen hinzugefügt werden, jedoch berücksichtigt die AI maximal die ersten 100 Quellen für ihre Analyse. Die Notebooks selbst werden in einem persönlichen, in SharePoint eingebetteten Container gespeichert. Ein weiterer Vorteil in Sachen Sicherheit und Compliance: Die enthaltenen Daten fliessen nicht in das Training des Sprachmodells ein.
Abb: Von Datenflut zu strukturiertem Wissen – mit Copilot Notebooks.
Best Practices für den erfolgreichen Start
Damit Copilot Notebooks ihr volles Potenzial entfalten, lohnt es sich, einige Grundregeln zu beachten. Statt ein überladenes Notebook anzulegen, empfiehlt es sich, mehrere thematisch fokussierte Notebooks zu erstellen.
Die Qualität der Inhalte ist entscheidend: Je relevanter und aktueller die Referenzen, desto präziser die Antworten. Fragen sollten klar formuliert und schrittweise verfeinert werden, um die AI optimal zu steuern. Und auch wenn Copilot beeindruckende Ergebnisse liefert, bleibt die menschliche Prüfung unverzichtbar, insbesondere bei kritischen Entscheidungen.
Fünf typische Anwendungsfälle
1. Einarbeitung in ein neues Projekt
Alle relevanten Projektunterlagen wie Konzepte, Protokolle und Planungsdokumente werden im Notebook verlinkt. Copilot erstellt eine kompakte Zusammenfassung, identifiziert Hauptziele und offene Punkte und erleichtert neuen Teammitgliedern so den schnellen Einstieg.
2. Vorbereitung eines Team-Meetings
Aktuelle Berichte, Status-Updates und die letzten Protokolle werden im Notebook gebündelt. Copilot fasst die wichtigsten Entwicklungen zusammen und schlägt Diskussionspunkte vor. Meetings werden dadurch fokussierter und effizienter.
3. Bearbeitung von RFPs (Request for Proposal)
Bei komplexen Ausschreibungen lassen sich alle Anforderungen und Begleitunterlagen zentral verlinken. Copilot beantwortet gezielte Rückfragen wie «Wie viele Anwender hat der Kunde?» und prüft, ob alle geforderten Punkte berücksichtigt wurden. Ziel ist nicht die automatische Texterstellung, sondern die qualitative Verbesserung der Ausarbeitungen.
4. IT-Support
Ein Notebook mit Handbüchern und Troubleshooting-Guides dient als zentrale Wissensbasis. Copilot liefert kontextbezogene Lösungsvorschläge, ohne dass Support-Mitarbeiter lange in einzelnen Dokumenten suchen müssen.
5. Marketing-Kampagnenplanung
Vergangene Kampagnenberichte, Marketingpläne und Produktinformationen werden gebündelt analysiert. Copilot erkennt Muster aus früheren Erfolgen, liefert Insights und schlägt neue Ideen vor, bis hin zu ersten strukturierten Entwürfen für Kampagnenpläne.
Fazit
Copilot Notebooks sind mehr als ein neues Feature. Sie sind ein Schritt in Richtung intelligenterer Zusammenarbeit. Sie verwandeln verstreute Informationen in nutzbares Wissen, sparen Zeit und fördern den teamweiten Wissenstransfer. Wer heute einsteigt, legt den Grundstein für eine produktivere Zukunft im Microsoft-365-Ökosystem. Eine Pilotphase mit kleinen Teams zeigt schnell, welche Prozesse davon profitieren können.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Informationsmanagement neu zu denken.
Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Sie erreichen uns unter marketing@bithawk.ch oder telefonisch unter 058 226 01 01 zur Verfügung.
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